初めての派遣社員の受け入れ時。
派遣先企業としての受け入れ準備は万端でしょうか？
派遣会社の担当者が付いてくるから大丈夫と考えていませんか？
確かに派遣会社が雇用元となるので、雇用や給料関係の担当は派遣会社になりますが、実際の業務を指導するのは派遣先企業となります。
そこで今回は初めて派遣社員を受け入れる際にも慌てない為にも、何を準備し用意すればいいか説明していきます。
⇒【派遣会社の担当者について知りたい方はこちらの記事をどうぞ】
派遣社員の就業環境の整備
派遣社員が出勤し、円滑に業務に携われるよう事前に就業環境を整えておきましょう。
意外と見落としがちな事項もありますので、下記にチェック表にしました。
- 派遣社員が座る机や椅子の場所は決まっていますか？
- 机や椅子は壊れていたり、汚れていませんか？
- パソコンや電話といった業務で使用する備品は用意できていますか？
- 社員証や入館証は準備ができていますか？
- ロッカーや駐車場や駐輪場の位置は派遣会社に伝えていますか？
派遣社員の業務の受け入れ準備
実際の業務を指導する指揮命令者の選定は当然ですが、指導する担当者は自分の役割を理解しているかどうかが問題です。
チェック表を参考にして下さい。
- 指揮命令者は、担当する派遣社員の業務内容を把握していますか？
- 指揮命令者は労働者派遣契約の内容を理解していますか？
- 指揮命令者の代行者は決まっていますか？
- 社内規則で機密保持や個人情報保護の覚書などがある場合、事前に派遣会社に説明していますか？
- 派遣社員からの苦情時の対応について、派遣会社との連携体制の確認は終わりましたか？
派遣社員の受け入れ初日の注意点
初めての出勤時は誰でも緊張するものです。部署内や関連部署に対しても、派遣社員の紹介はすみましたか？
派遣社員がスムーズに業務に就くためには、関連部署にもしっかりと紹介する事が必要です。ある日突然「知らない人」がやってきたのでは、社員も派遣社員も双方ともに対応に困ってしまいます。
また、社内規則や休憩所などの福利厚生設備、その他の職場に関するルールの説明は初日の業務が始まる前にしておきましょう。
何より、派遣社員が気持ちよく就業してもらうために、自社の新入社員を新たに受け入れる場合と同じように考え準備しましょう。
派遣社員が初日の休憩時間にいなくなったら
どんなに事前準備をしていても、業務内容を説明していても、残念ながら派遣社員が急に担当部署から離れ、そのまま退職するケースもあります。
その場合は慌てず、指揮命令者に当時の状況を確認してから、派遣会社に連絡しましょう。
そういった人的事故が起こった際の取り決めを、派遣会社と事前に決めておくと対応がスムーズになります。
また、その後の代わりの派遣社員についても、このタイミングで伝えておきましょう。
まとめ
派遣社員の初めての受け入れは、いくら準備をしていても思わむトラブルが起こったりするものです。
初日に慌てない為にも、派遣先責任者、指揮命令者、苦情元責任者の三者は各自の役割と担当を明確に理解しておく必要があります。
派遣会社が全てを担当するわけではなく、派遣先企業としての担当や責務があることを覚えておきましょう。
